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Smart working, smart people

Smart working, smart people

Chiacchierando con qualche collega mi stupisco del fatto che questo argomento, per molti, sia ancora sconosciuto. Nel resto del mondo, infatti, lo smart working è una realtà ampiamente diffusa. Negli Stati Uniti il 37% dei lavoratori dipendenti lavora comodamente da casa, così come in Danimarca. In Giappone lo smart working viene promosso per ridurre gli spazi negli uffici e in Brasile per evitare gli spostamenti in quelle enormi città. In Europa, l’Italia è preceduta da Grecia, Repubblica Ceca, Polonia, Slovacchia, Ungheria, Portogallo e Germania. Da qualche anno, però, anche l’Italia aderisce formalmente a questo nuovo paradigma con la legge n. 81 del 22.05.2017, in vigore dal 14 giugno 2017, all’articolo 18 di cui ripropongo il punto principale:

[...] allo scopo di incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro, promuovono il lavoro agile quale modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell'attività lavorativa. La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all'interno di locali aziendali e in parte all'esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell'orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva.

In altre parole, il lavoro agile (o smart working), è definito una «filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità ed autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare, a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati» (Osservatorio del Politecnico di Milano). Può facilmente essere visto come un benefit aziendale basato sulla fiducia tra datore di lavoro e dipendente, dove il primo deve percepire un commisurato aumento dell’efficienza e il secondo deve ricambiare il gesto di fiducia con professionalità e risultati. Si tratta di una grande opportunità sia per le imprese che per i lavoratori. Per le prime un’opportunità per adottare nuovi modelli organizzativi, che con alcune riduzioni di costi (equiparato al numero delle giornate “smart”), non fanno perdere, ma anzi guadagnare, controllo sulla prestazione. Per i lavoratori è un’opportunità per guadagnare spazi di fiducia ed essere misurati sui risultati della prestazione: poche chiacchiere e più risultati.

L’impatto più tangibile è certamente la distanza tra colleghi dello stesso team. Questo non è sempre un problema. Di seguito alcune valutazioni personali:

  • Pro: su tre domande che poniamo al nostro collega, solo una è davvero utile. Il più delle volte chiediamo al collega per “fare prima” senza sforzarci di arrivare alla soluzione da soli. Questo si traduce in un risparmio di tempo per il collega e una nostra crescita.
  • Contro: affrontare un problema nella stessa scrivania certamente è utile. Ma questo presuppone da un lato un Senior in grado di comunicare con un Junior e un Junior motivato e studioso. In entrambi i casi non è sempre scontato.

Lavorare a distanza quindi può aiutarti a risolvere un problema in autonomia ma ovviamente le interazioni (seppur remote) devono esserci per il bene del progetto.

Smart working: tutti i dati

Il concetto mi sembra chiaro. Ma che dicono i numeri? L’Osservatorio del Politecnico di Milano si occupa, dal 2012, anche di questo tema. Da un recente studio è emerso che i lavoratori coinvolti in progetti di lavoro agile abbiano risparmiato in media 176 ore all’anno per gli spostamenti ed abbiano, così, guadagnato tempo per potersi occupare dei propri interessi; contemporaneamente le aziende hanno registrato un incremento della produttività di circa il 20%, accompagnato da un risparmio dei costi di gestione degli spazi degli uffici fino al 30%. Il campione considera però aziende che applicano lo smart working (quasi) ogni giorno.

Tra le PMI, la diffusione dello smart working è ferma al 5% del 2015 sia per uno scarso interesse dovuto alla limitata convinzione del management sia alla mancanza di consapevolezza dei benefici ottenibili, anche se è aumentato il numero di PMI interessate ad un'introduzione futura (il 18%). Nel 40% delle organizzazioni di grandi dimensioni il progetto di smart working è ancora in fase di crescita e a fronte di risultati positivi si sta coinvolgendo una popolazione maggiore, mentre solo nel 25% viene considerata a regime e il 35% ha una sperimentazione su un limitato numero di persone. Il 97% delle organizzazioni che prevedono di introdurre in futuro lo smart working sta conducendo un’analisi di fattibilità.

L'analisi dell'Osservatorio Smart Working rivela come siano falsi alcuni timori tipici legati all'applicazione del lavoro agile. Gli Smart Worker appaiono decisamente più soddisfatti rispetto alla media dei lavoratori riguardo allo sviluppo professionale e la carriera: il 41% valuta eccellente la propria capacità di sviluppare abilità e conoscenze propedeutiche a un’evoluzione professionale rispetto al 16% del campione complessivo. Una valutazione che vale in particolar modo per le donne, per cui il livello di soddisfazione è maggiore del 35% rispetto a quelle che lavorano in modo tradizionale (per gli uomini la differenza è pari al 22%). Positivi anche gli effetti sulle performance professionali, come la qualità e quantità del lavoro svolto e la capacità di innovare nel proprio team di lavoro: lo Smart Working ha un effetto positivo concreto sull’engagement delle persone; oltre un terzo del campione si sente di contribuire positivamente alla creazione di un buon clima aziendale e oltre il 40% degli Smart Worker è entusiasta del proprio lavoro. Infine, gli Smart Worker sono più soddisfatti della media nella capacità di gestire la vita professionale e privata: il 35% è molto soddisfatto di come riesce a organizzare il proprio tempo (rispetto al 15% di media) e il 29% riesce sempre a conciliare le esigenze personali e professionali (rispetto al 15% di media), anche in questo caso con un maggiore beneficio per le donne rispetto agli uomini.

I servizi di social collaboration (come instant messaging, webconference, convergenza fisso-mobile) sono già molto diffusi nelle organizzazioni di grandi dimensioni, in particolare gli strumenti di condivisione e archiviazione di documenti sono presenti nell'87% di grandi imprese e nel 34% delle PMI. Seguono gli strumenti di collaborazione in tempo reale, presenti nel 76% delle grandi organizzazioni e nel 32% delle PMI. Molto meno diffusi sono gli strumenti social come forum, blog e social network interni, presenti nel 29% delle grandi aziende ma solo nel 9% delle piccole. La diffusione di iniziative a supporto della mobility (mobile device, mobile business app e enterprise application store) dipendono dalla dimensione aziendale: i mobile device come notebook, smartphone e tablet sono presenti nella quasi totalità delle grandi aziende, molto meno nelle PMI. Le mobile business app più diffuse sono legate alla personal productivity (come le email, 54%), alla business productivity (come cruscotti di monitoraggio, 40%) e al supporto della forza vendita (38%). Tra i servizi per l’accessibilità e sicurezza, nelle grandi imprese sono diffusi in particolare la VPN (92%) e l’impostazione di password e codici di sblocco (63%), meno i sistemi di protezione sui dispositivi mobile come la crittografia in logica sandbox (15%) o i servizi di blocco a distanza attraverso il remote wipe (20%). Infine, tra le workspace technology che agevolano il lavoro in mobilità all’interno dell’azienda, cresceranno nel prossimo anno lo smart printing, che il 38% delle grandi aziende del campione ha già a disposizione e il 13% introdurrà entro i prossimi 12 mesi, e i badge multifunzione per l’utilizzo di diversi servizi all’interno dell’azienda (oltre il 40% delle aziende del campione le avrà nel prossimo anno).

Teoricamente, nel lavoro agile non ci sono precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro. La prestazione lavorativa viene eseguita in minima parte all’interno di locali aziendali ed in gran parte all’esterno, senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro (8 ore al giorno). Il lavoratore dovrebbe quindi essere libero di determinare autonomamente tempi e luoghi della prestazione. Personalmente, non mi trovo d’accordo, però, sulla flessibilità dell’orario: si tratta di un aspetto da tenere sotto controllo. Il primo svantaggio, riscontrabile nella pratica, è legato ai tempi che si spalmano su 6 o 7 giorni a settimana. Da una ricerca statunitense risulta che una grande fetta di coloro che lavorano più di 60 ore settimanali è rappresentata dagli smart workers. È risaputo che se lavori da casa non hai orari, lavori anche durante il week end, e appena hai un momento lo usi per “portarti avanti”. Il secondo svantaggio, che danneggia anche il team di progetto, è la necessità di interazione con i colleghi: a mio parere è più efficiente lavorare tutti negli stessi orari.

Smart working in Wellnet

In Wellnet abbiamo adottato una filosofia ibrida, che però contempla solo il luogo e non l’orario di lavoro. I colleghi “fuori sede” hanno sempre lavorato da remoto. Tutti gli altri hanno comunque a disposizione 1 giorno settimanale, uguale per tutti, per lavorare da casa. Naturalmente non è un obbligo, ma un’opportunità. Le regole sono semplici:

  1. Monitoraggio dei risultati
    Consiste nel dare e richiedere obiettivi chiari ed indicazioni precise, temporali, strutturando timeline accordate tra PM e DEV. Nello smart working è necessario passare da una gestione basata sul controllo “fisico” al management basato sui risultati.
  2. Comunicazione multicanale
    Per informazioni routinarie, email e instant messaging (Slack) sono la via di comunicazione ottimale. Per sessioni di brainstorming o condivisione di informazioni, utilizziamo il contatto telefonico (X-lite) o la video conference (Hangout, Skype).
  3. Strumenti adeguati
    Lo smart working è profittevole se l’azienda fornisce al lavoratore gli strumenti adeguati per poter comunicare con clienti e colleghi. Si parla sia di hardware che software utilizzabili in cloud (Google Docs, JIRA, Confluence, ecc.).
  4. Gestire il tempo
    Stilare una to-do list di attività è fondamentale per lo smart working.
  5. Attenzione al Multitasking
    Il rischio dello Smart Working è la dispersione di concentrazione e di tempo. È importante per il dipendente sviluppare un progetto e portarlo a termine in modo qualitativo e, solo dopo averlo terminato, concentrarsi sul successivo.
  6. Organizzare gli spazi fisici
    Anche fuori dall’ufficio, che sia a casa o in un’area di co-working, è necessario ricavarsi uno spazio esclusivamente dedicato al lavoro. Dovrebbe essere ordinato e ubicato in un’area che non presenti distrazioni, con ovviamente una buona connessione a internet e luminosità.
  7. Calendarizzare
    Siccome non è un obbligo, è importante che sia condivisa l’informazione di chi è presente in ufficio e di chi invece aderisce allo smart-working.